Как подготовить шаблон Word для автоматического заполнения

Начните с утвержденной формы

Рабочий шаблон создают из актуальной утвержденной версии документа, а не из случайного файла прошлого проекта. Сначала сохраните исходник отдельно, затем сделайте копию для автоматизации.

До разметки полезно определить общий процесс: сколько документов создается для одной строки, какие формы выбираются по условию и как выглядит готовый комплект. Эта схема разобрана в материале «Автоматизация документов из Excel и Word».

Отделите постоянный текст от переменных полей

Пройдите документ от начала до конца и выпишите все значения, которые меняются между участниками: ФИО, реквизиты, адреса, суммы, даты, номера, наименования и условия. Для каждого поля определите колонку Excel и правило заполнения.

• одно понятие получает одно устойчивое имя во всех шаблонах;
• обязательные и необязательные значения разделяются заранее;
• даты, суммы и номера хранятся в согласованном формате;
• склоняемые формы и составные фразы не маскируются под простую подстановку;
• тестовые данные удаляются из финальной версии шаблона.

Стабилизируйте структуру DOCX

Используйте стили Word для заголовков и основного текста, проверьте поля страницы, отступы, интервалы и разрывы. Сложные реквизиты лучше размещать в таблицах с предсказуемой шириной, а не выравнивать пробелами.

Отдельно проверьте колонтитулы, нумерацию страниц, подписи и повторяющиеся строки таблиц. Эти зоны часто выглядят правильно в исходнике, но меняются после подстановки длинных значений.

Сделайте поля однозначными

Метка переменного поля должна точно соответствовать одному значению и не пересекаться с обычным текстом. Не используйте несколько похожих обозначений для одного реквизита и не собирайте одну метку из фрагментов с разным форматированием.

Если значение может отсутствовать, заранее решите, что должно остаться в документе: пустая строка, нейтральная формулировка или удаляемый блок. Такое правило относится к сценарию, а не к ручной правке готового файла.

Проведите тест на граничных значениях

Тестовая выборка должна включать длинное наименование, короткое значение, пустое необязательное поле, максимальную сумму, разные даты и каждый вариант формы. Созданные DOCX нужно открыть в Word или совместимом редакторе.

• текст не выходит за границы таблиц и страницы;
• разрывы не оставляют подписи и заголовки отдельно от содержания;
• колонтитулы и нумерация сохраняются;
• в документе не остаются метки или тестовые значения;
• имя файла и папка соответствуют выбранному сценарию.